BTW: praktische gidsen en stappen

De btw raakt bijna elke onderneming vanaf de eerste factuur. U int de belasting voor rekening van de staat en stort ze door aan de FOD Financiën. Deze pagina helpt zelfstandigen en vennootschappen om dat mechanisme onder controle te houden.

Hoe werkt de btw?

Het principe past in één zin. U rekent de belasting aan uw klanten aan en trekt de btw op uw beroepsaankopen af. Alleen het verschil gaat dus naar de fiscus. Overstijgt de aftrekbare belasting het verschuldigde bedrag, dan ontstaat een tegoed. Het normale tarief bedraagt 21 %, met verlaagde tarieven van 12 % en 6 % voor bepaalde goederen en diensten.

Neem een eenvoudig voorbeeld. U factureert 1.000 euro plus 210 euro belasting, en u betaalt 100 euro belasting op uw aankopen. U stort dan 110 euro door.

Alles begint met de activering van uw nummer: uw ondernemingsnummer met BE ervoor. Kleine ondernemingen kunnen wel kiezen voor de vrijstellingsregeling, onder 25.000 euro jaaromzet. Ze rekenen dan geen belasting aan, maar recupereren ook niets op hun aankopen. Onze gids over de btw-activering vergelijkt beide opties.

De aangifteverplichtingen

Een gewone btw-plichtige dient een periodieke aangifte in via Intervat. Voor de meeste kleine ondernemingen gebeurt dat per kwartaal. Boven bepaalde drempels wordt het maandelijks. Laattijdige aangiften leiden tot boetes en nalatigheidsinteresten. Daarnaast gelden nog andere verplichtingen.

• De jaarlijkse klantenlisting van btw-plichtige afnemers.
• De intracommunautaire opgave bij verkopen aan ondernemingen in andere EU-landen.
• De gestructureerde elektronische factuur tussen ondernemingen, verplicht sinds 1 januari 2026.

Onze gids over de periodieke btw-aangifte beschrijft de kalender. Voor Europese handel leest u ook onze gids over intracommunautaire btw en de verleggingsregeling. Tot slot legt onze gids over elektronische facturering in 2026 de verwachte formaten uit.

Fouten die duur uitvallen

• De drempel van de vrijstellingsregeling overschrijden zonder de fiscus te verwittigen.
• Btw aftrekken op privé-uitgaven, of op gemengd gebruik zonder verhouding.
• De verlegging vergeten bij een dienst die u in het buitenland koopt.
• Factuurdatum en opeisbaarheid door elkaar halen.
• Bedragen exclusief en inclusief belasting door elkaar boeken.

Zulke fouten komen vaak pas bij een controle aan het licht, soms jaren later. Herbekijk uw regeling daarom elk jaar met uw boekhouder. Bewaar ook uw aankoopfacturen zorgvuldig, want ze staven elke aftrek.

Waar begint u?

Dat hangt af van uw situatie. Start u een activiteit naast uw job? Lees dan onze gids voor zelfstandigen in bijberoep, met ook de stappen voor de start. Richt u een vennootschap op? Uw btw-nummer activeert u na de inschrijving bij de KBO. Voor het totaalbeeld plaatsen de boekhoudkundige verplichtingen van ondernemingen deze belasting in de rest van uw taken. Officiële regels en formulieren vindt u op de website van de FOD Financiën.