Boekhoudkundige verplichtingen: wat moet uw onderneming doen?

Kort samengevat

Elke onderneming voert een boekhouding. De wet bepaalt het detailniveau volgens uw rechtsvorm en uw omvang. Een kleine zelfstandige houdt enkele dagboeken bij. Een BV past het dubbel boekhouden toe en publiceert haar jaarrekening. Die boekhoudkundige verplichtingen sturen daarna uw hele fiscale leven.

Waar komen uw boekhoudkundige verplichtingen vandaan?

De basis staat in boek III van het Wetboek van economisch recht. Dat legt elke onderneming een boekhouding op die past bij de aard en de omvang van haar activiteiten. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voegt de regels over de jaarrekening toe. Het fiscaal recht steunt ten slotte op die cijfers om uw belastingen te berekenen.

Boekhoudkundige verplichtingen gaan dus verder dan de balans. Ze omvatten het bijhouden van boeken, het bewaren van stukken en verschillende jaarlijkse neerleggingen.

Vereenvoudigd of dubbel boekhouden?

De vereenvoudigde boekhouding

Ze geldt vooral voor zelfstandigen als natuurlijk persoon en voor sommige personenvennootschappen. Hun jaaromzet mag dan niet hoger liggen dan 500.000 euro, exclusief btw. Drie dagboeken volstaan.

• Het aankoopdagboek.
• Het verkoopdagboek.
• Het financieel dagboek, voor bank en kas.

Een zelfstandige kapper met 120.000 euro omzet kan zo in de vereenvoudigde boekhouding blijven.

Het dubbel boekhouden

BV's, NV's en CV's passen het verplicht toe. Elke verrichting raakt minstens twee rekeningen van het minimumrekeningenstelsel. Dat systeem levert een betrouwbare balans en resultatenrekening op. Boven de drempel van 500.000 euro schakelt ook een zelfstandige over op dubbel boekhouden.

De jaarrekening

Vennootschappen stellen bij elke afsluiting een jaarrekening op. Het schema hangt af van de omvang: micro, verkort of volledig. De criteria combineren omzet, balanstotaal en gemiddeld personeelsbestand. Die drempels evolueren, dus controleer de waarden voor uw boekjaar.

De algemene vergadering keurt de rekeningen goed binnen zes maanden na de afsluiting. De neerlegging bij de NBB volgt binnen 30 dagen. Onze gids over de jaarrekening neerleggen beschrijft de procedure en de kosten.

Grote vennootschappen benoemen bovendien een commissaris, lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren. Zelfstandigen als natuurlijk persoon publiceren geen jaarrekening. Hun boekhoudkundige verplichtingen blijven toch reëel.

De fiscale aangiften

Uw boekhoudkundige verplichtingen voeden rechtstreeks uw aangiften.

• Een vennootschap dient elk jaar via Biztax haar aangifte in de vennootschapsbelasting in.
• Een zelfstandige geeft zijn inkomsten aan in de personenbelasting.
• Een onderneming die erelonen aan derden betaalt, vermeldt ze op fiches 281.50.
• Een werkgever houdt bedrijfsvoorheffing in op de lonen en stort ze door.

Het normale tarief van de vennootschapsbelasting bedraagt 25 %. Een kleine vennootschap kan onder voorwaarden 20 % genieten op de eerste 100.000 euro winst. Driemaandelijkse voorafbetalingen vermijden een vermeerdering. Voor een kalenderjaar vallen ze op 10 april, 10 juli, 10 oktober en 20 december. Meer uitleg vindt u in onze gids over de aangifte vennootschapsbelasting.

Btw en facturatie

Een btw-plichtige in de normale regeling dient een periodieke aangifte in, maandelijks of per kwartaal. Hij dient ook de jaarlijkse klantenlisting in vóór 31 maart. Sinds 2026 verlopen zijn facturen aan andere Belgische ondernemingen via gestructureerde elektronische facturatie.

Die stromen horen ook bij uw boekhoudkundige verplichtingen. Een goede boekhouding vergemakkelijkt dus elke aangifte.

Kalender van de boekhoudkundige verplichtingen

Hier volgt een typekalender voor een BV die op 31 december afsluit.

• Elke maand of elk kwartaal: periodieke aangifte uiterlijk op de 20e.
• 31 maart: jaarlijkse klantenlisting.
• 10 april, 10 juli, 10 oktober en 20 december: voorafbetalingen.
• Uiterlijk 30 juni: algemene vergadering en goedkeuring van de rekeningen.
• Binnen 30 dagen na de goedkeuring: neerlegging van de jaarrekening bij de NBB.
• Datum bepaald door de FOD Financiën: aangifte in de vennootschapsbelasting.

Hoelang bewaart u uw stukken?

Bewaar uw boeken en verantwoordingsstukken gedurende de wettelijke termijn. Voor de btw gaat het om tien jaar. Rangschik ze per boekjaar, in een leesbaar en onveranderlijk formaat. Een fiscale controle kan meerdere voorbije jaren betreffen.

Wat riskeert u?

Wie zijn boekhoudkundige verplichtingen verwaarloost, betaalt een hoge prijs. Het Wetboek van economisch recht voorziet strafsancties voor een ontbrekende of onregelmatige boekhouding. De fiscus kan uw cijfers ook verwerpen en belasten op basis van aanwijzingen. Bij een faillissement brengt een gebrekkige boekhouding vaak de aansprakelijkheid van de bestuurders in het gedrang. Een bank verleent ten slotte moeilijk krediet zonder betrouwbare cijfers.

Voorbeeld: een startende BV

Sophie richt in maart een adviesbureau op als BV. Ze vertrouwt het dubbel boekhouden toe aan een boekhouder. Elk kwartaal bezorgt ze haar aankoop- en verkoopfacturen. Haar boekhouder bereidt de periodieke aangifte voor, en later de jaarrekening van het eerste boekjaar. Zo komt Sophie haar boekhoudkundige verplichtingen na zonder er haar avonden aan te besteden.

Samengevat

Uw boekhoudkundige verplichtingen hangen af van uw rechtsvorm en uw omvang. Een kleine zelfstandige houdt drie dagboeken bij. Een vennootschap boekt dubbel, publiceert haar jaarrekening en volgt een strakke fiscale kalender. De website van de FOD Economie beschrijft het wettelijk kader. Wilt u uitbesteden? Lees dan hoe u een boekhouder kiest.