Boekhouder kiezen: zo vindt u de juiste partner

Kort samengevat

De keuze weegt zwaar. Een goede accountant houdt uw cijfers bij, dient uw aangiften in en waarschuwt u vóór de vervaldagen. Een verkeerde keuze kost boetes, tijd en gemiste kansen. Met deze methode kunt u uw boekhouder kiezen zonder spijt.

Beschermde titels in België

Sinds 2019 overkoepelt één instituut het beroep: het ITAA. Het bracht de vroegere instituten van accountants en boekhouders-fiscalisten samen. Verschillende titels bestaan naast elkaar.

• De gecertificeerd accountant verricht boekhoudkundige en fiscale opdrachten, ook bepaalde voorbehouden opdrachten.
• De gecertificeerd belastingadviseur specialiseert zich in fiscaal advies.
• De gecertificeerd boekhouder-fiscalist verzorgt de boekhouding en de courante aangiften.

Voor een gewone kmo komen al die profielen in aanmerking om de boekhouding te voeren. Wie voor complexere opdrachten een boekhouder kiezen moet, let vooral op de precieze titel.

De wettelijke controle hoort bij de bedrijfsrevisor

Verwar die titels niet met de bedrijfsrevisor. Alleen die laatste vervult de opdracht van commissaris. Een grote vennootschap werkt dus met twee verschillende professionals: een accountant voor boekhouding en advies, een revisor voor de wettelijke controle.

Eerst controleren, dan een boekhouder kiezen

Die controle duurt twee minuten. Het openbaar register van het ITAA staat op de website van het instituut. Zoek op de naam van de professional of van zijn kantoor. Wie niet in het register staat, mag de titel niet dragen.

Controleer meteen ook twee andere punten.

• De beroepsaansprakelijkheidsverzekering van het kantoor.
• De opdrachtbrief, die taken en erelonen beschrijft.

Criteria om kantoren te vergelijken

Kennis van uw sector

Elke sector heeft zijn valkuilen. Wie een boekhouder kiezen moet, zoekt dus iemand die het vak kent.

• Horeca: geregistreerd kassasysteem en verschillende tarieven naargelang de prestatie.
• Vrije beroepen: beroepskosten en vrij aanvullend pensioen.
• E-commerce: afstandsverkopen en het OSS-loket.
• Bouw: verlegging van heffing en inhoudingen voor sociale en fiscale schulden.
• Vastgoed: afschrijvingen en meerwaarden.

Omvang van het kantoor

• Een professional alleen biedt een direct contact, maar een kwetsbare continuïteit bij afwezigheid.
• Een klein kantoor combineert nabijheid met vervanging bij afwezigheid.
• Een groot kantoor brengt specialisten, met een vaak minder persoonlijke relatie.

Diensten en tools

Vergelijk ook het volledige aanbod. Denk aan fiscaal advies, loonadministratie via een sociaal secretariaat en begeleiding bij een controle. Wie een boekhouder kiezen wil, vraagt ook welke tools het kantoor gebruikt. Een onlineportaal, automatische factuurherkenning en elektronische facturatie besparen u uren.

Bereikbaarheid

Test de reactiesnelheid vóór u tekent. Stuur een precieze vraag per e-mail en meet de antwoordtijd. Een kantoor dat vóór de ondertekening een week nodig heeft, antwoordt daarna zelden sneller. Die snelheid telt zwaar wanneer u een boekhouder kiezen moet.

Erelonen vergelijken

Drie modellen overheersen.

• Het maandelijkse of jaarlijkse forfait, voor een vastgelegd pakket taken.
• Het uurtarief, gebruikelijk voor punctueel advies.
• De prijs per prestatie, bijvoorbeeld per aangifte of per jaarafsluiting.

Een forfait geeft een kleine structuur zichtbaarheid. Controleer wel wat het dekt: aantal stukken, aangiften, afspraken en vragen. Meerprijzen maken vaak het verschil tussen twee offertes.

De goedkoopste wint niet altijd. Stel dat een kantoor 1.500 euro per jaar meer kost. Vindt het een vergeten aftrek die de belasting met 4.000 euro verlaagt, dan valt de rekening duidelijk in zijn voordeel uit.

Vragen voor het eerste gesprek

Deze vragen helpen u een boekhouder kiezen met kennis van zaken.

Waarschuwingssignalen

Wees op uw hoede in de volgende situaties.

• De professional staat niet in het register van het ITAA.
• Het kantoor weigert een schriftelijke opdrachtbrief.
• Uw aangiften vertrekken herhaaldelijk te laat.
• U krijgt nooit advies zonder erom te vragen.
• Het kantoor kan geen beroepsverzekering aantonen.

Een ernstig kantoor vraagt ook uw identiteitskaart en informatie over de uiteindelijke begunstigden. Die vragen volgen uit de antiwitwaswetgeving. Ze wijzen op zorgvuldigheid, niet op wantrouwen.

Opnieuw een boekhouder kiezen

U kunt van kantoor veranderen, bij voorkeur na de afsluiting van een boekjaar. Respecteer de opzegtermijn uit de opdrachtbrief. De nieuwe professional neemt in principe contact op met zijn voorganger om de overdracht te regelen. Trek daarna de oude toegangsmandaten tot uw online fiscale dossiers in en verleen nieuwe.

Samengevat

Wie een boekhouder kiezen moet, combineert een gecontroleerde titel, kennis van de sector en echte bereikbaarheid. Controleer de inschrijving bij het ITAA, vergelijk forfaits in detail en stel uw vragen vóór u tekent. Lees ook onze gidsen over de boekhoudkundige verplichtingen en de aangifte vennootschapsbelasting. Juristelo vult dat aan met een financieel plan dat uw accountant kan nalezen.