Elektronische facturatie: is uw onderneming klaar voor 2026?

Kort samengevat

Een pdf volstaat niet meer. Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen reist de factuur voortaan als gestructureerde gegevens. Uw software maakt ze aan, het Peppol-netwerk vervoert ze en de software van de klant verwerkt ze. Die elektronische facturatie geldt sinds 1 januari 2026.

Wat de wet oplegt

De wet van 6 februari 2024 wijzigde daartoe het Btw-Wetboek. Ze maakt elektronische facturatie verplicht voor B2B-handelingen tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Twee verplichtingen gaan samen.

• Gestructureerde facturen uitreiken.
• Diezelfde facturen ontvangen en verwerken.

Een pdf-bestand per e-mail beantwoordt dus niet meer aan de wettelijke definitie. Het blijft een afbeelding van een factuur, die de klant manueel moet inbrengen.

Pdf of gestructureerde factuur: wat is het verschil?

Een gestructureerde factuur bevat gegevens die een computer kan lezen. Elk veld heeft een vaste plaats: nummer, datum, bedragen, tarieven en identificaties. Het formaat volgt de Europese norm EN 16931. In België dient het formaat Peppol BIS Billing als referentie.

Concreet schrapt elektronische facturatie het overtypen. De software van de klant leest het bestand en bereidt de boeking voor. De boekhouder controleert in plaats van te typen.

Wie moet overstappen op elektronische facturatie?

De verplichting geldt voor btw-plichtigen in België. Ze betreft hun verkopen aan andere Belgische btw-plichtigen.

• Vennootschappen, bijvoorbeeld een BV, een NV of een CV.
• Btw-plichtige zelfstandigen.
• Btw-plichtige vzw's, voor hun economische activiteiten.
• Belgische vestigingen van buitenlandse vennootschappen.

Sommige handelingen vallen buiten de regeling.

• Verkopen aan particulieren.
• Verkopen aan klanten die in het buitenland gevestigd zijn.
• Facturen aan overheden, die hun eigen circuit volgen via het platform Mercurius.

Ook in de vrijstellingsregeling bereidt u zich best voor op de ontvangst van gestructureerde facturen. Uw boekhouder bevestigt uw precieze situatie.

Peppol in de praktijk

Peppol werkt als een beveiligd postnetwerk voor facturen.

Peppol vormt zo de ruggengraat van elektronische facturatie in België. De meeste beheerpakketten hebben al een toegangspunt ingebouwd. U hoeft dan niets te installeren. Controleer gewoon of uw onderneming in de Peppol-directory staat.

Uw stappenplan in zes stappen

Overstappen op elektronische facturatie vraagt vooral methode.

Een zelfstandige met twintig facturen per maand rondt dit plan vaak op één dag af. Een kmo met veel aankoopstromen rekent eerder op enkele weken.

Archivering en controle

Elektronische facturatie vraagt ook een digitale archivering. Bewaar elke factuur in haar oorspronkelijke formaat, gedurende tien jaar. Een papieren afdruk vervangt het gestructureerde bestand niet. Uw systeem moet de integriteit en de leesbaarheid van de gegevens gedurende die hele periode waarborgen. Bij een controle kan de administratie snelle toegang tot de bestanden vragen.

Sancties bij niet-naleving

Wie elektronische facturatie negeert, riskeert administratieve boetes. De wet voorziet zwaardere bedragen bij herhaling. Een niet-conforme factuur kan ook de situatie van uw klant bemoeilijken. Die vraagt dan een correcte factuur voordat hij betaalt. Conformiteit beschermt dus ook uw betalingstermijnen.

Wat elektronische facturatie voor u verandert

• Minder manueel invoerwerk en minder encodeerfouten.
• Onmiddellijke ontvangst, dus een kortere betalingscyclus.
• Een nauwkeurige opvolging van elke verzonden of ontvangen factuur.
• Een snellere afstemming tussen facturen, betalingen en boekhouding.

Voor uw thesaurie tellen die winsten mee. Facturen die sneller verwerkt raken, worden vaak ook sneller betaald. Een financieel plan helpt u het effect op uw ontvangsten op te volgen.

Veelgemaakte fouten

Deze fouten vertragen uw elektronische facturatie.

• Pdf's blijven sturen naar Belgische zakelijke klanten.
• De ontvangst vergeten, terwijl ook uw leveranciers Peppol-bestanden sturen.
• Onvolledige klantgegevens laten staan, zoals een fout ondernemingsnummer.
• Enkel een afgedrukte versie archiveren.

Samengevat

Gestructureerde elektronische facturatie geldt sinds 2026 voor B2B-verkopen tussen Belgische btw-plichtigen. Kies Peppol-compatibele software, test uw stromen en archiveer de bestanden tien jaar. Voor de teksten en veelgestelde vragen raadpleegt u de website van de FOD Financiën. Denk ook aan uw andere verplichtingen, zoals de periodieke aangifte en de boekhoudkundige verplichtingen van uw onderneming.