AVG: praktische gidsen en stappen

De AVG regelt hoe een onderneming persoonsgegevens verzamelt en gebruikt. Ze geldt zodra een klantenbestand, een cv of een e-mailadres een rol speelt. Deze pagina helpt zelfstandigen en KMO's om zonder jargon in orde te komen.

Wat is de AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming draagt het nummer 2016/679. Ze geldt in de hele Europese Unie sinds 25 mei 2018. De officiële tekst raadpleegt u gratis op EUR-Lex. In België ziet de Gegevensbeschermingsautoriteit toe op de naleving.

De verordening steunt op enkele eenvoudige principes. U verzamelt alleen nuttige gegevens. U vermeldt duidelijk waarom u ze verwerkt. Ten slotte bewaart u ze slechts gedurende een beperkte tijd. Elke verwerking vraagt ook een rechtsgrond, zoals een contract of toestemming.

De belangrijkste AVG-verplichtingen voor een onderneming

Ook een kleine structuur moet verschillende regels naleven. Dit zijn de belangrijkste.

• Een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden, in de meeste gevallen.
• Betrokkenen informeren met een duidelijke privacyverklaring.
• Verzoeken om inzage, verbetering of wissing beantwoorden.
• Een overeenkomst sluiten met elke verwerker die uw gegevens behandelt.
• Een datalek binnen 72 uur melden aan de toezichthouder.
• Een functionaris voor gegevensbescherming aanstellen wanneer de wet dat vereist.

Voor een aanpak stap voor stap leest u ons plan voor AVG-conformiteit. Ons artikel over de bescherming van persoonsgegevens in ondernemingen beschrijft ook de rechten van betrokkenen.

Sancties en aandachtspunten

Boetes kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of 4 % van de wereldwijde jaaromzet. Die plafonds gelden vooral voor zware inbreuken. Eén klacht van een klant volstaat echter om een controle te starten. Het echte risico ligt vaak bij het imago van de onderneming.

Sommige fouten komen vaak terug. Eerst bewaren veel ondernemingen gegevens zonder termijn. Daarnaast vertrekken nieuwsbrieven soms zonder geldige toestemming. Online tools brengen bovendien gegevens buiten de Unie zonder controle. Ten slotte blijven interne toegangsrechten te ruim.

Nieuwe toepassingen roepen ook vragen op. Zo laat elektronische facturatie gegevens van zelfstandigen tussen platformen circuleren. Bekijk wat elektronische facturatie verandert voor uw uitwisselingen.

Waar begint u?

Breng eerst uw gegevens in kaart. Noteer de bestanden, de software en de personen met toegang. Verwijder daarna wat niet meer dient. Stel ten slotte uw privacyverklaring en verwerkersovereenkomsten op. Duid ook intern een aanspreekpunt aan. Die persoon centraliseert de verzoeken van klanten en de incidenten. Zelfs zonder officiële functionaris voorkomt die rol dat vragen onbeantwoord blijven. Zo blijft de AVG ook in het dagelijkse werk levend.

AVG-conformiteit regelt u niet in één keer. Ze volgt de evolutie van uw tools en klanten. Om ze in een bredere aanpak te passen, raadpleegt u ons dossier over de juridische bescherming van uw bedrijf. Een jaarlijkse controle volstaat vaak om de AVG onder controle te houden.