Notaris: praktische gidsen en stappen

De notaris komt tussen op de sleutelmomenten in het leven van een vennootschap. Hij verleent authenticiteit aan akten, adviseert oprichters en zorgt voor de officiële publicatie. Deze pagina helpt starters en bedrijfsleiders te begrijpen wanneer een notaris nodig is, en hoe ze zich voorbereiden.

Wanneer is de notaris verplicht?

De wet vereist een authentieke akte voor verschillende verrichtingen. Dit zijn de belangrijkste.

• De oprichting van een BV, een NV of een coöperatieve vennootschap.
• De oprichting van een stichting.
• De wijziging van de statuten van die vennootschappen.
• De fusie, splitsing of omzetting van een vennootschap.
• De vrijwillige ontbinding van een vennootschap.

Een vzw kan daarentegen ontstaan met een eenvoudige onderhandse akte. Ook haar statuten veranderen zonder tussenkomst van de notaris. Toch vragen veel oprichters zijn hulp. Om die structuren te vergelijken, leest u hoe u een vzw opricht en daarna hoe u een stichting opricht.

De rol van de notaris bij een oprichting

Voor een vennootschap gaat zijn rol verder dan een handtekening. Hij controleert de identiteit van de oprichters en de wettigheid van de statuten. Hij ontvangt ook het financieel plan en bewaart het in zijn dossier. Daarna legt hij de akte elektronisch neer ter griffie.

Die neerlegging leidt tot de publicatie van een uittreksel in het Belgisch Staatsblad. De vennootschap krijgt dan haar ondernemingsnummer. Elke publicatie raadpleegt u op de website van het Belgisch Staatsblad. Om die formaliteiten in het volledige project te plaatsen, volgt u het traject om een bedrijf op te richten. Ons artikel over de publicatie in het Belgisch Staatsblad beschrijft ook de kosten en termijnen.

De notaris tijdens het leven van de vennootschap

Statuten liggen nooit voorgoed vast. Een nieuwe naam of een ander doel vraagt in principe een nieuwe akte. Ons dossier over de wijziging van de statuten toont de vereiste meerderheden.

Ook een kapitaalverhoging of een fusie volgt een strikte procedure. De notaris controleert dan de verslagen, de meerderheden en de wettelijke termijnen. Raadpleeg de procedure voor een kapitaalverhoging en de fasen van een fusie. Wilt u van rechtsvorm veranderen, lees dan ons artikel over de omzetting van de rechtsvorm. Een vzw die haar activiteiten stopzet, volgt ten slotte een eigen ontbindingsprocedure.

Uw afspraak goed voorbereiden

Een volledig dossier versnelt de ondertekening. Verzamel voor de eerste vergadering de volgende elementen.

• De identiteitsstukken van elke oprichter of bestuurder.
• Een afgewerkt en samenhangend financieel plan.
• Het bankattest voor de inbreng in geld.
• Uw keuzes over gevoelige bedingen, zoals bevoegdheden of de overdracht van aandelen.

Vraag ook een schriftelijke raming van de kosten. Erelonen, registratierechten en publicatiekosten tellen immers samen op. Een goede notaris licht elke post toe voor de ondertekening. Stel vooral al uw vragen over de voorgestelde statuten. Die tekst bindt u gedurende het hele leven van de vennootschap.

Houd er ook rekening mee dat de notaris optreedt als openbaar ambtenaar. Hij moet onpartijdig blijven tegenover alle partijen bij de akte. Elke vennoot mag dus een eigen adviseur meebrengen.