Vzw-oprichting: statuten, griffie, UBO en boekhouding

Waarvoor dient de vzw?

De vzw streeft een belangeloos doel na. Ze wil haar leden niet verrijken. Sinds 2019 laat het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) wel economische activiteiten toe, zonder beperking in omvang. De grens ligt elders: de vereniging kent geen enkel rechtstreeks of onrechtstreeks vermogensvoordeel toe aan stichters, leden of bestuurders.

Zo mogen sportclubs drank verkopen. Huiswerkscholen mogen ook stages aanrekenen. Die inkomsten dienen het project, nooit de leden zelf. Dat principe stuurt elke stap van de vzw-oprichting.

Voor u begint: drie vragen

Verduidelijk eerst uw project. Drie vragen komen altijd terug.

• Doel: welke zaak dient de vereniging, en voor wie?
• Activiteiten: welke concrete acties brengen dat doel dichterbij?
• Mensen: wie richt op, wie bestuurt en wie kan lid worden?

De wet vereist minstens twee stichters. Dat kunnen natuurlijke personen of rechtspersonen zijn. Minimumkapitaal bestaat niet. Voor de vzw-oprichting hoeft u ook niet naar de notaris, want onderhandse statuten volstaan.

Voorbeeld: drie ouders die samen een speelotheek willen uitbaten, voldoen al aan de voorwaarde. Ze spreken wel best vooraf af wie welke rol opneemt.

De vzw-oprichting in vijf stappen

Elke vzw-oprichting volgt dezelfde logische volgorde.

De statuten opstellen

Statuten vormen de interne wet van de vereniging. Ze vermelden onder meer:

• de naam, voorafgegaan of gevolgd door de woorden "vereniging zonder winstoogmerk" of de afkorting.
• de zetel van de vereniging.
• het belangeloze doel en de activiteiten binnen het voorwerp.
• de voorwaarden voor toetreding, ontslag en uitsluiting van leden.
• de bevoegdheden van de algemene vergadering en de oproepingsregels.
• benoeming, ontslag en bevoegdheden van de bestuurders.
• bij voorkeur de bestemming van het vermogen bij ontbinding.

Kopieer geen oud model van vóór het WVV. De regels zijn veranderd en verouderde teksten zorgen snel voor problemen bij de vzw-oprichting.

De oprichtingsvergadering houden

De stichters ondertekenen de statuten en benoemen de bestuurders. Ze kunnen ook iemand aanstellen voor het dagelijks bestuur. Leg die beslissingen schriftelijk vast, gedateerd en ondertekend. U hebt dat stuk nodig voor de volgende stap van de vzw-oprichting.

Neerleggen ter griffie

De neerlegging gebeurt ter griffie van de ondernemingsrechtbank waar de zetel ligt. U bezorgt de statuten, de benoemingsbeslissing en het publicatieformulier. De vereniging verkrijgt rechtspersoonlijkheid zodra de neerlegging gebeurt. Eerdere verbintenissen binden dus eerst wie ze ondertekende, tenzij de vereniging ze overneemt.

Publiceren in het Belgisch Staatsblad

De griffie stuurt daarna een uittreksel naar de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Die publicatie maakt statuten en benoemingen tegenwerpelijk aan derden. Er gelden publicatiekosten: controleer de geldende tarieven bij de neerlegging. U volgt de publicatie op de site van het Belgisch Staatsblad. Ons artikel over publicatie in het Staatsblad legt de procedure uit.

Ondernemingsnummer ontvangen

Bij de neerlegging krijgt de vereniging haar ondernemingsnummer (tien cijfers) in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Soms is ook een erkend ondernemingsloket nodig, afhankelijk van de activiteiten. Open daarna de bankrekening op naam van de vereniging zelf, nooit op naam van stichters. Met dat nummer zit het grootste deel van de vzw-oprichting erop. Lees ook onze gids over inschrijving in de KBO.

Verplichtingen na de vzw-oprichting

Rechtspersoonlijkheid brengt blijvende verplichtingen mee.

Registers en algemene vergadering

• Houd het ledenregister bij op de zetel.
• Roep de algemene vergadering elk jaar samen voor rekeningen en begroting.
• Registreer de uiteindelijke begunstigden in het UBO-register en houd dat register actueel.
• Leg elke benoeming of elk ontslag van bestuurders neer ter griffie.

Het UBO-register valt onder de FOD Financiën. Wie dat vergeet, riskeert administratieve sancties.

Boekhouding en jaarrekening

De boekhouding hangt af van de grootte van de vereniging. Kleine verenigingen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, op basis van ontvangsten en uitgaven. Boven de groottecriteria uit het WVV wordt dubbele boekhouding verplicht. Grote verenigingen leggen hun jaarrekening dan neer bij de Nationale Bank. De criteria veranderen, dus controleer ze elk jaar met uw boekhouder. Kies het boekhoudmodel dus al tijdens de vzw-oprichting. Meer over de neerlegging bij de NBB.

Fiscaliteit

In principe valt de vzw onder de rechtspersonenbelasting. Ze valt echter onder de vennootschapsbelasting als ze hoofdzakelijk winstgevende verrichtingen doet. Daarnaast geldt de taks tot vergoeding der successierechten: 0,17 % zodra de activa 25.000 € overschrijden. Ten slotte kan btw gelden voor economische activiteiten, met sommige vrijstellingen. Denk daar al aan tijdens de vzw-oprichting.

Veelgemaakte fouten bij de vzw-oprichting

• Alleen oprichten: de wet vereist minstens twee stichters.
• Vage doelen: het voorwerp moet concrete activiteiten beschrijven.
• Statuten uit oude modellen, zonder aanpassing aan het WVV.
• Persoonlijke bankrekeningen voor de inkomsten.
• Het UBO-register vergeten na de neerlegging.
• Verdoken voordelen voor leden, zoals vergoedingen zonder echt werk.

Zulke fouten kosten geld. Bestuurders kunnen bovendien aansprakelijk zijn voor bestuursfouten. Lees meer over bestuurdersaansprakelijkheid.

Vzw, stichting of vennootschap?

De vzw past bij projecten die leden samen dragen. De stichting steunt daarentegen op vermogen dat aan een doel verbonden is, zonder leden. Eén stichter volstaat, maar de notariële akte is verplicht. De vennootschap wil tot slot winst verdelen onder haar vennoten. Twijfelt u tussen die vormen? Beslis dat vóór de vzw-oprichting en lees ons artikel over stichtingen in België.

Stopt het project ooit? Dan bestaat er ook een geregelde uitweg. Lees hoe u uw vzw ontbindt.

Samengevat

Een vzw-oprichting vraagt weinig middelen maar veel nauwkeurigheid. Twee stichters, actuele statuten, neerlegging ter griffie en publicatie volstaan om te starten. Daarna draait alles om bijgehouden registers, goedgekeurde rekeningen en correcte belastingaangiften.

Bereidt u de begroting na uw vzw-oprichting voor? Juristelo helpt u een duidelijk financieel plan op te bouwen voor partners, banken en subsidiegevers.