KBO-inschrijving: stappen, documenten en ondernemingsnummer

KBO-inschrijving: waarvoor dient het register?

Geen activiteit start zonder ondernemingsnummer. De Kruispuntbank van Ondernemingen verzamelt de basisgegevens van alle actieve ondernemingen in België. De FOD Economie beheert dit openbare register.

Uw KBO-inschrijving levert uw unieke nummer van tien cijfers op. Dat nummer volgt u daarna overal: facturen, website, contracten en officiële brieven. Het dient ook als btw-nummer, met de letters BE ervoor.

Wie moet zich inschrijven? Onder meer:

• Zelfstandigen in eenmanszaak, vanaf hun eerste activiteit.
• Vennootschappen zoals de BV, de NV of de CV.
• Vzw's en stichtingen, die ook een nummer krijgen.

De website van de FOD Economie legt de werking van het register uit. Onthoud vooral dit: zonder KBO-inschrijving geen correcte factuur.

Wat staat er in de fiche van uw onderneming?

Elke fiche bevat identificatiegegevens. U vindt er onder meer:

• De naam van de onderneming.
• Het adres van de zetel en van de vestigingseenheden.
• De rechtsvorm: natuurlijk persoon, BV, NV of vzw.
• De uitgeoefende activiteiten, met NACE-BEL-codes.
• De startdatum van de activiteit.
• De vergunningen voor gereglementeerde activiteiten.

Die gegevens zijn openbaar. Klanten, banken en leveranciers kunnen ze dus raadplegen. Correcte gegevens wekken vertrouwen. Onvolledige gegevens vertragen daarentegen de opening van rekeningen of de ondertekening van contracten.

Het ondernemingsloket als verplichte tussenstap

Voor uw activiteit gaat u niet rechtstreeks naar de FOD. Erkende ondernemingsloketten verzorgen uw KBO-inschrijving en controleren uw dossier. Verschillende organisaties hebben die erkenning, zoals Acerta, Liantis, Partena Professional, Securex, UCM of Xerius.

U kiest vrij. Vergelijk vooral drie punten:

• De inbegrepen diensten, zoals de aanvraag tot btw-activering.
• De prijs van bijkomende diensten.
• De formule: volledig online of met afspraak op kantoor.

Veel loketten bieden ook een sociaal verzekeringsfonds aan. Niets verplicht u echter om voor beide dezelfde organisatie te kiezen.

Documenten voor uw KBO-inschrijving

Zelfstandige in eenmanszaak

Voor activiteiten op eigen naam bereidt u voor:

• Uw identiteitskaart of geldige verblijfstitel.
• Het exploitatieadres en eventueel de huurovereenkomst.
• De precieze omschrijving van uw activiteiten.
• Bewijzen van bekwaamheid, als de wet de activiteit reglementeert.
• Het nummer van uw professionele bankrekening.

Buiten de Europese Unie legt de wet soms een beroepskaart op. Controleer dat voor u de startdatum vastlegt. Lees ook onze gids om zelfstandige te worden in België.

Vennootschap

Voor vennootschappen begint alles bij de notaris. Hij legt de oprichtingsakte neer ter griffie van de ondernemingsrechtbank. De vennootschap krijgt dan haar nummer. Daarna verloopt de KBO-inschrijving als actieve onderneming via een loket.

Het loket vraagt doorgaans:

• Kopieën van de oprichtingsakte en de statuten.
• De identiteitskaart van de bestuurder.
• Het adres van de zetel en van de exploitatiezetels.
• De eventuele bekwaamheidsbewijzen.

Voor de akte vraagt de notaris een financieel plan. Ons artikel over het verplichte financieel plan voor BV en NV helpt u het op te stellen.

Stappen van de KBO-inschrijving

Het traject verloopt in vaste volgorde:

In de meeste gevallen komt het nummer dezelfde dag of binnen enkele dagen. Vraag daarna de btw-activering aan als uw activiteit onder de btw valt. Onze gids over de activering van de btw legt die stap uit.

NACE-BEL-codes goed kiezen

Activiteitscodes verdienen echte aandacht. Te enge codes beletten u om nieuwe diensten te factureren. Te ruime lijsten vertroebelen dan weer uw profiel bij banken. Sommige codes brengen ook een controle van de beroepsbekwaamheid mee.

Een grafisch ontwerpster die ook opleidingen geeft, meldt bijvoorbeeld beide activiteiten. Anders toont haar fiche maar een deel van haar werk. Een precieze KBO-inschrijving vanaf de start is dus beter dan een betalende correctie achteraf.

Veelgemaakte fouten

Sommige fouten komen vaak terug:

• Factureren voor u het ondernemingsnummer hebt.
• Vestigingseenheden vergeten, zoals ateliers of winkels.
• Codes aangeven die niet bij de echte activiteit passen.
• De aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds uitstellen: regel ze vanaf de start van de activiteit.
• Ondernemingsnummer en btw verwarren: het zijn twee aparte stappen.

Om uw lasten te plannen, leest u ook ons dossier over de sociale bijdragen van zelfstandigen.

Uw fiche wijzigen of afsluiten

Uw KBO-inschrijving moet actueel blijven. Meld elke belangrijke wijziging via uw loket:

• Nieuwe zetel of nieuwe vestigingseenheid.
• Activiteiten die erbij komen of wegvallen.
• Nieuwe bestuurder.
• Nieuwe naam.

Bij vennootschappen verlopen sommige wijzigingen eerst via het Belgisch Staatsblad. Dat geldt voor een statutenwijziging. Stopt u, vraag dan de doorhaling van de activiteit aan bij het loket. Verwittig ook de btw-administratie via de FOD Financiën.

Uw start voorbereiden met Juristelo

Een geslaagde KBO-inschrijving hangt vooral af van de voorbereiding. Bij vennootschappen komt eerst het financieel plan, dan de notariële akte en pas daarna het nummer. Juristelo helpt u dat plan op te bouwen en uw eerste jaren door te rekenen. Zo staat uw dossier sterk bij de notaris en het loket.