Btw-nummer activeren: stappen, documenten en regelingen

Het principe

Alles begint bij het KBO-nummer. Elke onderneming krijgt dat nummer bij haar inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Met dat nummer alleen factureert u nog geen btw. Pas wanneer u uw btw-nummer activeren laat, wordt het een volledig identificatienummer: de letters BE, gevolgd door de tien cijfers van de KBO.

Zolang die stap ontbreekt, rekent u geen btw aan en recupereert u ook niets op uw aankopen. De FOD Financiën verwacht uw aangifte daarom vóór de start van de activiteit. Wie wacht tot de eerste verkoop, krijgt vertraging en correcties.

Wie moet een btw-nummer activeren?

De regel geldt voor elke zelfstandige economische activiteit. Concreet gaat het om de volgende profielen.

• Zelfstandigen, in hoofdberoep of in bijberoep.
• Handelsvennootschappen, zoals een BV of een NV.
• Vzw's die regelmatig goederen of diensten verkopen.
• Buitenlandse ondernemingen met belastbare handelingen in België.

Sommige activiteiten blijven vrijgesteld, zoals de meeste gezondheidszorgen. Een klassieke identificatie is dan niet altijd nodig. Een adviseur controleert uw situatie voordat u een btw-nummer activeren laat zonder reden.

Zo verloopt de activering

Reken op vijf stappen, in deze volgorde.

Het ondernemingsloket rekent voor die dienst een vergoeding aan. Rechtstreeks indienen bij de administratie kost niets. De administratie kan u ook uitnodigen voor een gesprek. Ze wil dan de realiteit van uw project begrijpen, zeker bij een jonge vennootschap.

De termijn hangt af van het gekozen kanaal en van de kwaliteit van het dossier. Een volledig dossier is vaak binnen enkele dagen rond. Met een gesprek erbij duurt het meestal enkele weken langer om uw btw-nummer activeren te laten.

De documenten die u nodig hebt

Verzamel deze stukken voordat u het formulier invult.

• Een kopie van de identiteitskaart van de zaakvoerder of zelfstandige.
• De statuten van de vennootschap, als u in vennootschapsvorm werkt.
• Een bewijs van de zetel: huurcontract, domiciliëringsovereenkomst of eigendomsakte.
• Een precieze beschrijving van de activiteit.
• Een raming van de omzet in het eerste jaar.
• Het nummer van de professionele bankrekening.

Een vage beschrijving vertraagt het dossier vaak. Schrijf « ontwikkeling van software op maat voor kmo's » in plaats van « informaticadiensten ». Die precisie voorkomt extra vragen nadat u uw btw-nummer activeren liet.

Normale regeling of vrijstelling?

Het formulier vraagt ook naar uw regeling. Twee opties zijn relevant voor de meeste starters.

De normale regeling

U rekent btw aan uw klanten aan. In ruil recupereert u de btw op uw beroepsaankopen. U dient ook een periodieke aangifte in, maandelijks of per kwartaal. Boven 2.500.000 euro jaaromzet wordt de maandaangifte verplicht.

De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Deze regeling geldt voor een jaaromzet tot 25.000 euro, exclusief btw. U rekent geen btw aan, maar u recupereert ook niets. Uw facturen vermelden dan de bijzondere vrijstellingsregeling. U dient geen periodieke aangiften in, maar de jaarlijkse klantenlisting blijft verplicht.

Een voorbeeld. Een grafisch ontwerpster verwacht 18.000 euro omzet, vooral bij particulieren. De vrijstelling vermijdt dat haar prijzen stijgen. Een schrijnwerker die voor 40.000 euro machines koopt, kiest eerder de normale regeling. Zo recupereert hij de btw op die investering.

Voor enkele sectoren bestaat ook een forfaitaire regeling, bijvoorbeeld voor sommige bakkers of slagers. Die blijft zeldzaam. Kies uw regeling op het moment dat u uw btw-nummer activeren laat, want een latere wijziging vraagt een nieuwe aangifte.

De tarieven

Wie zijn btw-nummer activeren laat, werkt met vier tarieven.

• Het normale tarief van 21 %, voor de meeste goederen en diensten.
• Het tarief van 12 %, onder meer voor restaurantdiensten zonder dranken en sociale huisvesting.
• Het tarief van 6 %, onder meer voor voeding, boeken en geneesmiddelen.
• Vrijstellingen, bijvoorbeeld voor uitvoer en intracommunautaire leveringen.

Fouten die vertraging veroorzaken

• Btw aanrekenen vóór de bevestiging van het nummer.
• Een zetel opgeven zonder geldig huurcontract of domiciliëringsovereenkomst.
• De activiteit te algemeen omschrijven.
• De aangifte vergeten bij een start in bijberoep.
• In de vrijstellingsregeling blijven na overschrijding van de drempel.

Elke fout leidt tot extra briefwisseling met de administratie. Sommige fouten leiden ook tot regularisaties en boetes.

Na de activering: uw eerste verplichtingen

Met het nummer start ook de fiscale kalender.

• Vermeld uw nummer op elke factuur.
• Dien elke aangifte in uiterlijk op de 20e van de maand na de periode.
• Dien de jaarlijkse klantenlisting in vóór 31 maart.
• Geef uw intracommunautaire handelingen aan als u aan Europese klanten verkoopt.
• Reik gestructureerde facturen uit aan Belgische zakelijke klanten, volgens de regels van de verplichte elektronische facturatie.

Denk ook aan uw thesaurie. De geïnde btw is niet van u: ze gaat bij elke vervaldag naar de FOD Financiën. Een financieel plan houdt vanaf het eerste kwartaal rekening met die uitgaven.

Samengevat

U moet uw btw-nummer activeren vóór de eerste factuur. Daarvoor zijn een inschrijving bij de KBO, een volledig formulier 604A en een doordachte keuze van regeling nodig. Bereid uw stukken voor en omschrijf de activiteit nauwkeurig. Controleer de actuele regels op de website van de FOD Financiën. Juristelo helpt u daarna om de btw in uw financieel plan op te nemen.