Buitenlandse vennootschap in België: bijkantoor of dochter?

Waarom een buitenlandse vennootschap voor België kiest

België ligt in het hart van de grote Europese markten. De hoofdstad huisvest ook de instellingen van de Unie. Voor een buitenlandse vennootschap brengt een Belgische aanwezigheid dus klanten, partners en beleidsmakers dichterbij.

Veel groepen starten zonder eigen lokalen. Domiciliëring levert een officieel adres, postbeheer en soms vergaderzalen. De keuze van de juridische structuur blijft wel de eerste beslissing.

Drie manieren om te starten

Elke optie brengt andere verplichtingen mee.

Verkopen zonder vestiging

Een buitenlandse onderneming kan in België verkopen zonder er een structuur op te richten. Voor bepaalde belastbare handelingen in België moet ze zich soms voor de btw identificeren. Buiten de Europese Unie stelt ze dan een aansprakelijke vertegenwoordiger aan. Zo test u de markt, maar u krijgt geen Belgische zetel.

Een bijkantoor openen

Het bijkantoor is een verlengstuk van de moedervennootschap in België. Het heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid, dus de moedervennootschap staat in voor de schulden. Het past bij een buitenlandse vennootschap die snel aanwezig wil zijn zonder een nieuwe rechtspersoon op te richten.

De belangrijkste formaliteiten:

Een Belgische dochter oprichten

De dochter is een onderneming naar Belgisch recht, meestal een BV of een NV. Ze heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en beperkt het risico in principe tot haar eigen vermogen. De oprichting vraagt een notariële akte en een verplicht financieel plan. Een NV vereist bovendien een minimumkapitaal van 61.500 euro. Onze gids over de juiste rechtsvorm vergelijkt beide.

De concrete rol van domiciliëring

Voor een dochter levert domiciliëring de zetel die in de KBO staat en in het Staatsblad verschijnt. Voor een bijkantoor biedt ze een Belgisch adres en een ontvangstpunt voor officiële post. In beide gevallen past de dienstverlener de antiwitwaswet toe en identificeert hij de moedervennootschap en de uiteindelijke begunstigden.

Bereid als buitenlandse vennootschap dus een stevig dossier voor: statuten van de moedervennootschap, recent uittreksel uit het register, identiteit van de bestuurders en een groepsorganigram. Stukken in een andere taal vragen vaak een vertaling.

Let wel op: de fiscus kijkt naar de echte activiteit, niet enkel naar het adres. Werkt er een team in België, registreer die plaats dan als vestigingseenheid. Onze gids over bedrijfsdomiciliëring legt die regel uit.

Belastingen voor een buitenlandse vennootschap

De belasting verschilt naargelang de gekozen structuur.

• Dochter: ze betaalt vennootschapsbelasting tegen het normale tarief van 25 %.
• Bijkantoor: het valt onder de belasting van niet-inwoners op de Belgische winst.
• Verlaagd tarief: het kmo-tarief van 20 % op de eerste schijf van 100.000 euro kent strikte voorwaarden.
• Btw: identificatie is nodig zodra de activiteit belastbare handelingen in België verricht.
• Lonen: de werkgever houdt bedrijfsvoorheffing in en meldt zijn werknemers aan bij de RSZ.

De voorwaarden voor het verlaagde tarief gaan onder meer over het aandeelhouderschap en de bezoldiging van de bestuurders. Controleer ze op de website van de FOD Financiën voordat u een budget opstelt. Ons artikel over het btw-nummer activeren beschrijft de identificatie.

Boekhouding en UBO-register

Een dochter voert een dubbele boekhouding en legt haar jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Een buitenlandse vennootschap met een bijkantoor legt in principe de jaarrekening van de moedervennootschap neer. Het bijkantoor volgt daarnaast zijn Belgische verrichtingen op voor de belastingen.

Een Belgische dochter schrijft ten slotte haar uiteindelijke begunstigden in het UBO-register in en houdt die gegevens actueel. Onze gids over de jaarrekening neerleggen geeft de timing.

Stappenplan voor een buitenlandse vennootschap

Veelgemaakte fouten

Een buitenlandse vennootschap maakt vaak dezelfde fouten:

• Het domiciliëringsadres verwarren met de echte activiteitsplaats.
• De vertaaltijd van documenten onderschatten.
• Rekenen op het verlaagde tarief zonder de voorwaarden te controleren.
• De neerlegging van de jaarrekening van de moedervennootschap vergeten bij een bijkantoor.

Elke vergissing vertraagt de start of schept een fiscaal risico. Een lokale adviseur en een realistische planning beperken die risico's.

Samengevat

Voor een buitenlandse vennootschap opent domiciliëring een soepele toegang tot de Belgische markt. Een bijkantoor gaat snel, terwijl een dochter de moedervennootschap beter beschermt. Plan in beide gevallen fiscaliteit, boekhouding en postopvolging vooraf. Zoekt uw team ook werkplekken, vergelijk dan met een coworkingruimte.