Bedrijfsdomiciliëring in België: werking, contract en kosten

Wat is bedrijfsdomiciliëring?

Bij bedrijfsdomiciliëring vestigt u de zetel bij een dienstverlener. Die zetel is het officiële adres uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. U hoeft er dus niet zelf te werken.

De dienstverlener ontvangt uw post, bewaart die en verwittigt u bij elke zending. Veel formules bieden ook scans, doorsturen of vergaderzalen op aanvraag.

Bedrijfsdomiciliëring trekt vooral drie profielen aan:

• Zelfstandigen die vanuit hun woning in vennootschap werken.
• Jonge vennootschappen die hun vaste kosten laag willen houden.
• Buitenlandse groepen die in België aanwezig willen zijn.

Zetel en vestigingseenheid: twee aparte begrippen

De KBO maakt hier duidelijk onderscheid. Ze registreert de zetel enerzijds en de vestigingseenheden anderzijds. Elke plaats waar u echt actief bent, geldt als vestigingseenheid: winkel, atelier, praktijk of kantoor.

Stel: consultant Tom kiest voor bedrijfsdomiciliëring in Brussel, maar ontvangt klanten in zijn lokaal in Mechelen. Dan moet hij dat lokaal als vestigingseenheid laten registreren. Dat gebeurt via erkende ondernemingsloketten.

Wat de Belgische wet vraagt

Bedrijfsdomiciliëring valt onder strikte regels, omdat ze fictieve vennootschappen kan verbergen. Dienstverleners aan vennootschappen vallen onder de antiwitwaswet van 18 september 2017. Ze moeten elke klant, zijn vertegenwoordigers en zijn uiteindelijke begunstigden identificeren.

Bij vermoedens melden ze de verrichting aan de CFI, de Belgische cel voor financiële informatieverwerking. Ze moeten bovendien ingeschreven zijn in het register van dienstverleners aan vennootschappen bij de FOD Economie. Controleer die inschrijving voordat u voor bedrijfsdomiciliëring tekent.

De documenten bij ondertekening

Reken op volledige dossiers:

• De identiteitskaart van elke bestuurder.
• De gecoördineerde statuten en het ondernemingsnummer.
• De lijst van uiteindelijke begunstigden uit het UBO-register.
• Duidelijke informatie over de echte activiteit.

Vraagt de dienstverlener niets? Dan leeft hij zijn eigen verplichtingen niet na. Voor elke klant van bedrijfsdomiciliëring is dat reden tot wantrouwen.

Plichten van de gedomicilieerde vennootschap

Ook met bedrijfsdomiciliëring behoudt uw vennootschap al haar informatieplichten. Het adres van de zetel moet op facturen, website en e-mails staan. Die documenten vermelden ook het ondernemingsnummer, de rechtsvorm en RPR gevolgd door de bevoegde rechtbank.

Iemand moet de post bovendien snel ophalen. Brieven van griffie of fiscus kunnen immers antwoordtermijnen doen lopen. Elke verplaatsing van de zetel vraagt ten slotte formele beslissingen en publicatie in het Staatsblad.

Het contract, clausule per clausule

Lees het contract voordat u documenten bezorgt. Vier clausules verdienen extra aandacht:

Die laatste clausule weegt zwaar bij bedrijfsdomiciliëring. Zonder tijdige verplaatsing raakt uw officiële post zoek.

Wat kost bedrijfsdomiciliëring?

De tarieven verschillen sterk per stad en per dienstenpakket. Formules met enkel adres en postontvangst kosten enkele tientallen euro per maand. Telefonisch onthaal, dagelijkse scans of kantoren op aanvraag drijven de prijs snel op.

Vennootschappen met weinig post kiezen bijvoorbeeld maandelijkse ophaling en scans op aanvraag. Vergelijk offertes daarom over volledige jaren, dossierkosten inbegrepen. Vraag ook na of de prijs btw bevat, want offertes tonen soms bedragen zonder btw. Ons artikel over het domiciliëringskantoor en zijn voordelen rekent de besparing uit.

Bedrijfsdomiciliëring in vijf stappen

Bij oprichting staat het nieuwe adres meteen in het oprichtingsdossier. Bestaande vennootschappen volgen onze gids over overstappen naar een domiciliëringsadres. Onze gids over de KBO-inschrijving beschrijft de verdere formaliteiten.

Veelgemaakte fouten

• Domiciliëringsformules kiezen zonder de echte activiteitsplaats aan te geven.
• De post wekenlang laten liggen.
• Het contract opzeggen voordat de nieuwe zetel gepubliceerd is.
• Tekenen bij dienstverleners die hun registratie niet kunnen aantonen.

Wie bedrijfsdomiciliëring slordig opvolgt, krijgt vermijdbare administratieve problemen. Eenvoudige postlijsten voorkomen er al veel.

Buitenlandse groepen

Buitenlandse groepen gebruiken bedrijfsdomiciliëring vaak voor bijkantoren of Belgische dochters. De regels verschillen wel per structuur. Onze gids voor de buitenlandse vennootschap vergelijkt de opties. Twijfelt u tussen adres en gedeelde werkplek? Lees dan onze vergelijking coworkingruimte of domiciliëring.