Bestuurderswijziging: ontslag, afzetting en benoeming

Wanneer is bestuurderswijziging nodig?

Vroeg of laat krijgt bijna elke vennootschap met bestuurderswijziging te maken. Aanleidingen zijn ontslag, afzetting, het einde van mandaten, overlijden of reorganisatie. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) regelt elk van die gevallen.

Eerst iets over terminologie. Sinds het WVV heeft de BV geen zaakvoerder meer zoals de vroegere BVBA: ze telt bestuurders. Het woord zaakvoerder blijft in de praktijk wel populair.

In de BV

Hier draait elke bestuurderswijziging rond de algemene vergadering.

De benoeming

De algemene vergadering benoemt de bestuurders, voor bepaalde of onbepaalde duur. De statuten kunnen ook zelf bestuurders aanwijzen: statutaire bestuurders. Ook vennootschappen kunnen bestuurder zijn, op voorwaarde dat ze daarvoor een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger aanstellen.

Het ontslag

Bestuurders kunnen ontslag nemen door de vennootschap te verwittigen. De bestuurderswijziging moet daarna in het Staatsblad verschijnen. Treuzelt de vennootschap, dan kan de ontslagnemer in principe zelf het bewijs van zijn ontslag neerleggen.

De afzetting

De algemene vergadering kan niet-statutaire bestuurders in principe op elk moment afzetten. Bestuurders die in de statuten staan, genieten vaak sterkere bescherming. Lees de statuten dus na vóór zo'n bestuurderswijziging.

In de NV

Ook in de NV volgt elke bestuurderswijziging vaste regels. De NV kent verschillende bestuursmodellen:

• De enige bestuurder, alleen aan het hoofd van de vennootschap.
• De raad van bestuur, die collegiaal beslist.
• Het duale model, met raad van toezicht en directieraad.

De algemene vergadering benoemt en ontslaat de bestuurders. Ze kan hen in principe op elk moment ontslaan, maar vertrekvoorwaarden kunnen opzegtermijnen of vergoedingen voorzien. Bij vacatures kan de raad vervangers coöpteren, die de volgende algemene vergadering al dan niet bevestigt.

Bestuurderswijziging in zes stappen

De bestuurderswijziging is tegenwerpelijk aan derden na de publicatie. Tot dan kunnen derden te goeder trouw nog met de vorige bestuurder handelen. Ons artikel over het Staatsblad beschrijft de termijnen.

Gevolgen voor de persoon

Bestuurders vallen doorgaans onder het sociaal statuut van zelfstandige. De benoeming vraagt dus aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds, behoudens uitzonderingen. Controleer de situatie op de website van het RSVZ en in onze gids over de sociale bijdrage van zelfstandigen.

Omgekeerd blijft de vertrekkende bestuurder aansprakelijk voor handelingen tijdens zijn mandaat. Ook na de bestuurderswijziging kunnen derden hem daarvoor dus nog aanspreken. Ons artikel over bestuurdersaansprakelijkheid beschrijft die risico's.

Praktijkvoorbeeld

Neem adviesbureau Nova, opgericht als BV met twee bestuurders. De ene gaat met pensioen en neemt ontslag op 30 juni. De algemene vergadering benoemt dezelfde dag haar opvolgster, die schriftelijk aanvaardt. De boekhouder legt meteen het formulier neer, en na de publicatie past Nova de bankhandtekeningen aan.

Goed voorbereid is deze bestuurderswijziging zo in enkele weken rond, zonder onderbreking in de vertegenwoordiging van de vennootschap.

Checklist voor nieuwe bestuurders

Wie toetreedt, vraagt best vooraf enkele documenten op. Denk aan de statuten, de laatste jaarrekeningen, recente notulen en lopende contracten. Zo weet de nieuwe bestuurder welke engagementen de vennootschap al heeft. Bespreek ook de vergoeding en de verzekering bestuurdersaansprakelijkheid, als die bestaat. Grondige overdracht maakt de bestuurderswijziging voor alle partijen veiliger.

Veelgemaakte fouten

• Ontslagen niet publiceren, zodat ze niet tegenwerpelijk zijn aan derden.
• Vertrokken bestuurders nog laten tekenen voor de vennootschap.
• Vennootschappen als bestuurder benoemen zonder vaste vertegenwoordiger.
• De statuten negeren, die soms minimumaantallen bestuurders vastleggen.

Elke vergissing schept onzekerheid over wie de vennootschap verbindt. Raakt de bestuurderswijziging ook de statuten, lees dan onze gids over de statutenwijziging. Voor formaliteiten rond de zetel leest u ons artikel over de zetelverplaatsing.