Notaire : guides pratiques et démarches

Le notaire intervient aux moments clés de la vie d'une société. Il authentifie les actes, conseille les fondateurs et assure la publication officielle. Cette page aide les créateurs et les dirigeants à savoir quand consulter un notaire, et comment s'y préparer.

Quand le notaire devient-il obligatoire ?

La loi impose un acte authentique pour plusieurs opérations. Voici les principales.

• La constitution d'une SRL, d'une SA ou d'une société coopérative.
• La création d'une fondation.
• La modification des statuts de ces sociétés.
• La fusion, la scission ou la transformation d'une société.
• La dissolution volontaire d'une société.

En revanche, une ASBL peut naître d'un simple acte sous seing privé. Ses statuts évoluent aussi sans passage chez le notaire. Toutefois, beaucoup de fondateurs sollicitent quand même son aide. Pour comparer ces structures, lisez comment créer une ASBL puis comment créer une fondation.

Le rôle du notaire lors d'une création

Pour une société, son rôle dépasse la simple signature. Il vérifie l'identité des fondateurs et la légalité des statuts. Il reçoit aussi le plan financier, qu'il conserve dans son dossier. Ensuite, il dépose l'acte au greffe par voie électronique.

Ce dépôt déclenche la publication d'un extrait au Moniteur belge. La société reçoit alors son numéro d'entreprise. Vous pouvez d'ailleurs consulter chaque publication sur le site du Moniteur belge. Pour situer ces formalités dans l'ensemble du projet, suivez les étapes pour créer une entreprise en Belgique. Notre article sur la publication au Moniteur belge détaille aussi les coûts et les délais.

Le notaire dans la vie de la société

Les statuts ne restent jamais figés. Changer la dénomination ou l'objet suppose en principe un nouvel acte. Notre dossier sur la modification des statuts présente les majorités requises.

De même, une augmentation de capital ou une fusion suit une procédure stricte. Le notaire contrôle alors les rapports, les majorités et les délais légaux. Consultez la procédure d'augmentation de capital et les étapes d'une fusion de sociétés. Pour passer d'une forme à une autre, lisez notre article sur la transformation de forme juridique. Enfin, une ASBL qui cesse ses activités suit une procédure de dissolution spécifique.

Bien préparer son rendez-vous

Un dossier complet accélère la signature. Avant la première réunion, rassemblez les éléments suivants.

• Les pièces d'identité de chaque fondateur ou administrateur.
• Un plan financier finalisé et cohérent.
• L'attestation bancaire des apports en numéraire.
• Vos choix sur les clauses sensibles, comme les pouvoirs ou la cession d'actions.

Demandez aussi une estimation écrite des frais. Honoraires, droits d'enregistrement et frais de publication s'additionnent en effet. Un bon notaire explique chaque poste avant la signature. Surtout, n'hésitez pas à poser vos questions sur les statuts proposés. Ce texte vous engagera pendant toute la vie de la société.

Gardez aussi à l'esprit que le notaire agit comme officier public. Il doit rester impartial entre toutes les parties à l'acte. Chaque associé peut donc venir avec son propre conseiller.