Overstappen naar rechtspersoon: signalen, timing en stappen

Wanneer eigen naam te krap wordt

U werkt al als zelfstandige in eigen naam. De klanten volgen, de omzet stijgt en de vraag dient zich aan. Is het tijd om over te stappen naar een rechtspersoon? Deze gids richt zich tot gevestigde ondernemers. Bent u nog niet begonnen, lees dan onze vergelijking tussen eenmanszaak en BV.

Concreet bestaat de rechtspersoon juridisch los van u. De BV sluit contracten, int facturen en draagt haar eigen schulden. U wordt haar bestuurder, niet langer de rechtstreekse houder van de activiteit. Die verandering vraagt voorbereiding, want ze raakt uw belastingen, contracten en vermogen.

Vijf signalen voor de overstap naar rechtspersoon

Bepaalde signalen keren vaak terug bij zelfstandigen.

• Uw winst blijft meerdere jaren op rij hoog.
• U hoeft niet alles op te nemen wat u verdient.
• Uw activiteit stelt uw vermogen bloot aan schulden of geschillen.
• Grote klanten werken liever met vennootschappen.
• Vennoten of investeerders willen mee instappen.

Fiscaal hanteren boekhouders vaak deze vuistregel. Boven jaarwinsten van 45.000 tot 55.000 € wordt de rechtspersoon vaak voordeliger. Het gaat wel om gangbare schattingen, geen regel. Uw kosten, gezinssituatie en inkomensbehoeften verschuiven die grens sterk.

Waarom die vuistregel? In eigen naam valt uw volledige winst onder de personenbelasting, progressief van 25 % tot 50 %. Daarbovenop komen ongeveer 20,5 % sociale bijdragen. In de BV betaalt de winst die in de onderneming blijft 25 % vennootschapsbelasting. Kmo's genieten onder voorwaarden zelfs 20 % op de eerste 100.000 €. Onder die voorwaarden valt de bezoldiging van de bedrijfsleider: minstens 45.000 €, of gelijk aan de belastbare winst als die lager ligt.

BV, NV of CV: welke rechtspersoon kiezen?

Meestal kiest de zelfstandige voor de BV. Die vraagt geen minimumkapitaal, wel een financieel plan voor minstens twee jaar. U kunt ze alleen oprichten. Let wel op de aansprakelijkheid van de oprichters. Die speelt bij faillissement binnen drie jaar, als het aanvangsvermogen kennelijk ontoereikend was.

De NV vereist minimaal 61.500 € kapitaal, wat haar geschikt maakt voor zwaardere projecten. Ook de NV kunt u wel alleen oprichten. De CV vraagt minstens drie oprichters en een echt coöperatief doel. Ze past dus zelden bij zelfstandigen die alleen werken.

Het juiste moment kiezen

De timing telt evenveel als de vorm. Voorzie ruim tijd tussen de eerste simulatie en de ondertekening van de akte. De start van het kwartaal of boekjaar vergemakkelijkt vaak de overgang. Zo verlopen de boekhoudkundige afsluiting en de kwartaalbijdragen eenvoudiger.

Stop uw activiteit in eigen naam ook niet te vroeg. Zolang de rechtspersoon geen ondernemingsnummer heeft, factureert u verder in eigen naam. Daarna stopt of wijzigt u die inschrijving via uw ondernemingsloket.

Neem Nadia, webontwikkelaar, die al drie jaar hoge en stabiele winsten haalt. Ze investeert in materiaal en wil binnenkort aanwerven. In de lente stelt ze haar financieel plan op. Daarna tekent ze de akte, met start bij het begin van het volgende kwartaal. Tot dan factureert ze in eigen naam.

Uw activiteit inbrengen in de rechtspersoon of niet?

Uw cliënteel, materiaal en eventueel voorraad vormen samen uw handelszaak. U hebt drie mogelijkheden.

In de BV vereist inbreng in natura in principe het verslag van een bedrijfsrevisor over de waarde. Verkoop of inbreng kan ook een belastbare meerwaarde opleveren. Voor de btw kan de overdracht van een algemeenheid van goederen onder voorwaarden zonder btw gebeuren. Laat die punten dus vooraf doorrekenen door uw boekhouder.

Tot slot gaan uw contracten niet automatisch mee. Huur, leasing, verzekeringen en klantcontracten blijven op uw naam. Voor de overdracht is in principe het akkoord van elke medecontractant nodig. Verwittig ook uw bank en leveranciers.

De stappen in de juiste volgorde

Dit is het gebruikelijke traject, met een BV als rechtspersoon.

De bedrijfsleider blijft sociaal gezien zelfstandige. De BV betaalt bovendien een jaarlijkse bijdrage voor vennootschappen. Ons artikel over de sociale bijdragen van zelfstandigen legt dat uit. Het RSVZ zet ieders verplichtingen op een rij.

Wat verandert er in de praktijk?

Eenmaal overgestapt naar een rechtspersoon is de kas van de BV niet langer van u. U keert uzelf een bezoldiging uit, die onder de personenbelasting valt. Dividenden vereisen de dubbele test: netto-actief en liquiditeit. Dubbele boekhouding wordt verplicht. De jaarrekening gaat bovendien elk jaar naar de Nationale Bank. Scheid dus strikt uw privé-uitgaven van die van de BV.

Veelgemaakte fouten bij de overstap

• Overstappen naar een rechtspersoon bij te lage winsten, die de kosten niet dekken.
• Vrij geld uit de kas van de BV halen zoals vroeger.
• Vergeten klantcontracten, huur of leasing over te dragen.
• Het cliënteel inbrengen zonder ernstige waardering of revisorverslag.
• De activiteit in eigen naam stoppen voordat de BV haar nummer heeft.
• Het financieel plan onderschatten, terwijl het de oprichters aansprakelijk kan stellen.
• De mogelijke meerwaarde op de overdracht van de handelszaak negeren.

Uw overgang voorbereiden

Een financiële prognose over drie jaar vergelijkt uw netto-inkomen in eigen naam en via een rechtspersoon. Ze vormt ook de basis van het financieel plan dat u aan de notaris bezorgt. Lees ook onze gids over de fiscaliteit van dividenden. Juristelo helpt u die prognose op te bouwen en uw rechtspersoon jaar na jaar op te volgen.