Facturation électronique : êtes-vous prêt pour l'obligation B2B ?

En bref

Le PDF ne suffit plus. Entre entreprises belges assujetties, la facture circule désormais sous forme de données structurées. Votre logiciel l'émet, le réseau Peppol la transporte et le logiciel du client l'intègre. Cette facturation électronique s'applique depuis le 1er janvier 2026.

Ce que la loi impose

La loi du 6 février 2024 a modifié le Code TVA en ce sens. Elle rend la facturation électronique obligatoire pour les opérations B2B entre assujettis établis en Belgique. Deux obligations vont de pair.

• Émettre des factures structurées.
• Recevoir et traiter ces mêmes factures.

Un fichier PDF envoyé par e-mail ne répond donc plus à la définition légale. Il reste une image de facture, que le client doit encoder à la main.

PDF ou facture structurée : quelle différence ?

Une facture structurée contient des données lisibles par une machine. Chaque champ possède une place précise : numéro, date, montants, taux et identifiants. Le format suit la norme européenne EN 16931. En Belgique, le format Peppol BIS Billing sert de référence.

Concrètement, la facturation électronique supprime la ressaisie. Le logiciel du client lit le fichier et prépare l'écriture comptable. Le comptable vérifie au lieu de taper.

Qui doit passer à la facturation électronique ?

L'obligation vise les assujettis établis en Belgique, pour leurs ventes à d'autres assujettis belges.

• Les sociétés, par exemple une SRL, une SA ou une SC.
• Les indépendants assujettis.
• Les ASBL assujetties, pour leurs activités économiques.
• Les établissements belges de sociétés étrangères.

Certaines opérations restent en dehors du dispositif.

• Les ventes aux particuliers.
• Les ventes à des clients établis à l'étranger.
• Les factures adressées aux pouvoirs publics, qui suivent leur propre circuit via la plateforme Mercurius.

Même en franchise, préparez-vous à recevoir des factures structurées. Votre comptable confirme votre situation exacte.

Peppol en pratique

Peppol fonctionne comme un réseau postal sécurisé pour les factures.

Peppol sert ainsi de colonne vertébrale à la facturation électronique belge. La plupart des logiciels de gestion intègrent déjà un point d'accès. Vous n'avez alors rien à installer. Vérifiez simplement la présence de votre entreprise dans l'annuaire Peppol.

Votre plan d'action en six étapes

Passer à la facturation électronique demande surtout de la méthode.

Un indépendant qui émet vingt factures par mois boucle souvent ce plan en une journée. Une PME aux flux d'achats nombreux prévoit plutôt quelques semaines.

Archivage et contrôle

La facturation électronique impose aussi un archivage numérique. Conservez chaque facture dans son format d'origine, pendant dix ans. Une impression papier ne remplace pas le fichier structuré. Votre système doit garantir l'intégrité et la lisibilité des données pendant toute cette durée. En cas de contrôle, l'administration peut demander un accès rapide aux fichiers.

Sanctions en cas de non-conformité

Ignorer la facturation électronique expose à des amendes administratives. La loi prévoit des montants plus lourds en cas de récidive. Une facture non conforme peut aussi compliquer la situation de votre client. Celui-ci réclamera alors une facture correcte avant de payer. La conformité protège donc aussi vos délais d'encaissement.

Ce que la facturation électronique change pour vous

• Moins de saisie manuelle et moins d'erreurs d'encodage.
• Une réception immédiate, donc un cycle de paiement plus court.
• Un suivi précis de chaque facture envoyée ou reçue.
• Un rapprochement plus rapide entre factures, paiements et comptabilité.

Pour votre trésorerie, ces gains comptent. Des factures traitées plus vite se paient souvent plus tôt. Un prévisionnel financier permet de suivre l'effet sur vos encaissements.

Les erreurs fréquentes

Ces erreurs ralentissent votre facturation électronique.

• Continuer à envoyer des PDF à des clients professionnels belges.
• Oublier la réception, alors que vos fournisseurs vous envoient aussi des fichiers Peppol.
• Laisser des données clients incomplètes, comme un numéro d'entreprise erroné.
• Archiver uniquement une version imprimée.

En résumé

La facturation électronique structurée concerne depuis 2026 les ventes B2B entre assujettis belges. Choisissez un logiciel compatible Peppol, testez vos flux et archivez les fichiers dix ans. Pour les textes et les questions fréquentes, consultez le site du SPF Finances. Pensez aussi à vos autres échéances, comme la déclaration périodique et les obligations comptables de votre entreprise.