Dépôt BNB : quel schéma, quel délai, quels frais ?

En bref

Tout se joue après l'assemblée. Votre société approuve ses comptes, puis les transmet à la Centrale des bilans de la Banque nationale. Ce dépôt BNB rend vos chiffres publics. Il protège les tiers : fournisseurs, banques, clients et investisseurs.

Qui doit effectuer un dépôt BNB ?

La plupart des personnes morales publient leurs comptes annuels.

• Les sociétés de capitaux et les coopératives : SRL, SA et SC.
• Les ASBL, AISBL et fondations, selon leur taille.
• Les groupements d'intérêt économique.

Certaines entités échappent à cette obligation.

• Les entreprises individuelles, donc les indépendants en personne physique.
• Les SNC et SComm dont les associés indéfiniment responsables comptent uniquement des personnes physiques.
• Certaines petites ASBL.

Micro, abrégé ou complet : quel schéma ?

Le schéma dépend de la taille de la société. Le CSA retient trois critères : chiffre d'affaires, total du bilan et effectif moyen. Dépasser plus d'un critère fait changer de catégorie.

• Le schéma micro vise les microsociétés. Le critère d'effectif s'y fixe à 10 travailleurs.
• Le schéma abrégé vise les petites sociétés, avec un critère d'effectif de 50 travailleurs.
• Le schéma complet s'applique aux grandes sociétés, avec des annexes détaillées et un rapport de gestion.

Les seuils de chiffre d'affaires et de bilan évoluent périodiquement. Vérifiez-les pour chaque exercice avec votre comptable. Pour une société membre d'un groupe, l'analyse se fait sur une base consolidée. Le schéma conditionne aussi le coût de votre dépôt BNB.

Le calendrier du dépôt BNB

Deux délais s'enchaînent. L'assemblée générale approuve les comptes dans les six mois de la clôture. Le dépôt BNB suit dans les 30 jours de cette approbation. Au plus tard, les comptes arrivent donc à la Banque nationale sept mois après la clôture.

Exemple pour un exercice au 31 décembre

• Clôture de l'exercice : 31 décembre.
• Assemblée générale : au plus tard le 30 juin.
• Envoi après une assemblée du 30 juin : au plus tard le 30 juillet.
• Limite absolue : 31 juillet.

Une assemblée plus précoce avance aussi l'échéance. Si les associés approuvent les comptes le 15 mai, l'envoi part au plus tard le 14 juin.

Déposer en pratique

Tout passe par l'application en ligne de la Centrale des bilans.

Le dossier comprend les éléments suivants.

• Le bilan et le compte de résultats.
• Les annexes.
• Le bilan social, si la société emploie du personnel.
• Le rapport du commissaire, le cas échéant.
• Le rapport de gestion, pour les sociétés qui doivent en établir un.

Avant chaque dépôt BNB, relisez les montants clés. Une erreur publiée reste visible de tous.

Frais et corrections

Le prix de votre dépôt BNB varie selon le schéma et le mode d'envoi. Un schéma micro coûte moins cher qu'un schéma complet. La Banque nationale publie chaque année ses tarifs sur son site. Un envoi rectificatif entraîne de nouveaux frais : mieux vaut vérifier avant qu'après.

Retard : les conséquences

Un dépôt BNB tardif coûte d'abord de l'argent. La Banque nationale applique une majoration forfaitaire, qui augmente avec la durée du retard.

Les risques vont plus loin.

• Le tribunal de l'entreprise peut prononcer la dissolution d'une société qui ne publie plus ses comptes.
• Les administrateurs peuvent engager leur responsabilité personnelle envers les tiers lésés.
• Vos partenaires constatent l'absence de comptes et en tirent leurs conclusions.

Un fournisseur qui consulte votre fiche avant d'accorder un délai de paiement remarque vite un retard. Une banque aussi.

Consulter les comptes d'autres sociétés

Les comptes publiés restent accessibles gratuitement sur le site de la Banque nationale. Vous pouvez ainsi analyser un client, un concurrent ou une cible de rachat. Comparez au moins deux exercices pour repérer une tendance. Ces chiffres nourrissent aussi un plan financier réaliste.

Checklist avant votre dépôt BNB

• Les comptes correspondent au procès-verbal de l'assemblée générale.
• Le schéma choisi correspond à la taille réelle de la société.
• Le bilan social figure au dossier si la société emploie du personnel.
• Les montants de l'exercice précédent correspondent aux comptes déjà publiés.
• Votre planning interne garde une marge d'une semaine avant l'échéance.

En résumé

Le dépôt BNB clôt chaque exercice de votre société. Approuvez les comptes dans les six mois, envoyez le fichier dans les 30 jours et choisissez le bon schéma. Les tarifs et modèles à jour figurent sur le site de la Banque nationale. Pour le cadre général, relisez vos obligations comptables. Pour déléguer, suivez nos conseils pour choisir un expert-comptable.